内定辞退は気が重くなりがち

学生のみなさんにとって、本格的な就職活動は初めての経験でわからないことが多く不安を感じがちだといわれています。

前向きに取り組んだ結果、内定を獲得するとうれしさや達成感を感じることでしょう。

 

一方で就職できる企業は一社だけなので、複数内定を獲得した場合は他の企業の内定を辞退しなければなりません。

「内定辞退の申し出をしたら採用担当者に激怒された」といううわさや話を耳にして、「どうしよう、言いづらいけれど言わなければいけないことだし…」と悩んでしまう人もいるでしょう。

 

誠意をもって正しい方法で内定辞退を伝えれば、採用担当者も納得し、さらにはこれからの社会人生活へのエールを送ってくれるケースもあるようです。では失礼のない内定辞退の方法とはどんなものなのでしょうか。

 

内定辞退の適切なタイミングとは

内定を出してくれた企業へ辞退は言いづらい、内定辞退の方法がわからない等の理由から、なかなかすぐに内定辞退の申し出ができない人はいませんか。

実は相手企業へ失礼なく内定辞退をするには、タイミングも非常に重要だといわれています。

 

結論としては、他の志望度の高い企業から内定を獲得したり、選考を進む中で自分にはこの企業は合わず採用されても入社しないだろうと判断したりしたタイミングで、すぐに内定辞退を伝えることがベストでしょう。

また申し出る際には、企業の営業時間等を確認して始業や終業間際、お昼休憩等を避けた時間帯に連絡すると、失礼になりにくいかもしれません。

なかなか内定辞退をしないと…

各企業には毎年の入社人数に枠があり、その人数枠に沿って採用活動を行っているケースがほとんどとされています。

人数枠が埋まってしまった後で非常に優秀な人材が現れたとしても、涙をのんで不採用の決断を下す企業もあるでしょう。

 

つまりあなたが入社予定枠に入っていることで、企業は優秀な人材を逃し、応募学生は不採用となる可能性があるということです。

こういった企業、また応募学生に不利益を被らせないためにも、内定辞退を決断したらすぐに申し出るようにすることが重要でしょう。

 

内定辞退は電話、メール、手紙どの方法がベスト！？

では実際に内定辞退を伝えるには、どの方法を使えばいいのでしょう。

適切とされているのは電話で一報を入れる方法です。

先ほど紹介したとおり、内定辞退は決断してからすぐに申し出ることが大切とされています。

これらの方法の中で伝達スピードが速いのは、電話とメールでしょう。

 

また企業によっては、辞退理由、可能であれば入社予定企業や業界等をヒアリングして、今後の採用活動に活かしたいと考えるケースもあるようです。

その点電話であれば1回でヒアリングも実施できますが、メールの場合ヒアリングをして辞退者からの返信を待つというワンクッションが発生します。

企業に手間や時間をかけさせない方法としては、電話がベストかもしれません。

 

方法を併せて使用してもok

一報を電話でした後で手紙やメールで内定への感謝を伝える方法もよいでしょう。

あなたの丁寧な印象が残り、これから就職活動をする大学やゼミ、研究室等の学生にとって良い効果があるかもしれません。

 

もちろん電話のみで内定辞退の意思は充分に伝わっているでしょうから、追って連絡をしなければならないということはないでしょう。

 

内定辞退はどう伝える！？

いざ内定辞退を申し出ようとするとき、どのような言葉を使って伝えればよいのでしょうか。

電話では次のように伝えると失礼がないといわれています。

 

「こんにちは。○○大学の○○と申します。いまお電話よろしいでしょうか。先日は内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。しかし（理由）なので、大変申し訳ございませんが、内定を辞退させていただきたくお電話申し上げました。貴重なお時間をいただいたにも関わらず申し訳ございませんが、ご対応のほどよろしくお願いいたします。」

 

内定辞退の理由はどう伝えるか

辞退理由に関しては正直な理由を丁寧な言葉で伝えることがよいとされています。

たとえば「就職活動を進める中で、他に興味深い企業と出会いましてそちらから内定をいただくことができましたので~」や「他社より○○職としての内定をいただき、最後まで悩みましたが○○職として仕事をしていきたく~」、「地元で働きたい意向が強まったため~」等の伝え方があるでしょう。

 

なんとなく言いにくいからと嘘の理由を作り上げて話すことはやめたほうがいいでしょう。

採用担当者は何人もの学生の話を聞いてきているので、嘘を言っていると気づかれて、よくない印象を残してしまうこともあるかもしれません。

 

辞退理由を言いたくない場合

人によっては内定辞退理由はなるべくなら伝えたくない、という人もいるかもしれません。辞退理由を伝えたほうが誠実な印象を与えることができるとされていますが、無理をして自分から言い出さなくてもいいかもしれません。

 

採用担当者から何か聞かれたら答えられる範囲でのみ答えたり、「内定をいただいたにも関わらず申し訳ございませんが、詳細については回答を控えさせていただければ幸いです」等伝えたりしてもよいでしょう。絶対に内定辞退の理由を答えなければならないうことはないといわれています。

 

やはり不安なら相談を

内定辞退のタイミング、方法、伝え方はわかったけれど、いざ言おうとすると不安を感じてしまうという場合は、大学のキャリアセンター等に相談してみましょう。

不安を取り除いたうえでしっかりと辞退を申し伝えるとよいでしょう。

また内定辞退を申し出たけれど対応に気になることがあったという場合も、相談をすると不安が解消されるかもしれません。

就職活動は初めての連続といわれています。一人で悩まず周囲にアドバイス等を求めてみましょう。

 

電話連絡後のメールや手紙の作成方法

内定辞退を電話で伝えたうえで、企業へ感謝の気持ちを表したい場合は、メールや手紙を活用してもいいかもしれません。

より丁寧な印象を残したいならば、直筆の手紙がよいといわれています。

 

特に形式はないとされているので、ビジネスマナーを踏まえて感謝の気持ちを伝えましょう。

またメールであれば件名、手紙であれば書き出し等に、「○月○日に内定辞退のご連絡をいたしました、○○大学の○○です」等記載すると、新規の内定辞退連絡ではないことがすぐにわかるので、企業に対して親切な対応となります。

手紙を出す場合は切手も不足なく用意するようにしましょう。

 

内定辞退も就職活動の大事な一環

失礼のない内定辞退の方法をご紹介しました。

挙げたものは一例なので大学のキャリアセンターや社会人の先輩の話、その他情報等を集めてより良いと思ったものを取り入れるとよいでしょう。

 

内定辞退の方法に悩むころは就職活動もかなり終盤に差し掛かっているのではないでしょうか。

どうしても内定を獲得するまでが就職活動だと思ってしまう人も多くいるかもしれません。

しかし内定後に最終的な就職先を決めるまでは就職活動は継続しているといえるのではないでしょうか。

 

また内定辞退のような相手に失礼のないように物事をお断りするケースは、社会人になってからも多く遭遇する場面の一つだとされています。

就職活動の大事な一環であり、社会人としての振る舞いを身に着けるチャンスでもある内定辞退を失礼なく完了させて、自分自身のさらなる成長へつなげましょう。