電話マナーは就職活動中だけでなく社会人にとっても必須のマナー

学生の皆さんは日常的に電話を使うことはあまりないかと思われます。特に、アドレス帳に登録されていない相手に電話をする・顔を合わせたことのない相手と電話で話すなど、ほとんど知らないもしくはまったく知らない相手と電話でやりとりする経験はほとんどないでしょう。電話を使う機会が少なく『電話は苦手』『電話は嫌い』と感じる方も多いのではないでしょうか？

しかしながら就職活動において『電話』は主要な連絡手段の1つとなっています。特に、選考が進んでいくにつれ連絡手段が『電話』になる可能性は高くなる傾向にあります。そして社会に出た際には会社を問わず多くの職種で電話応対は避けることが出来ないものになります。
 
 社会人として必須の電話マナーを身につけるのに就職活動は良い機会でもあります。 就職活動を通じて基本の電話マナーを身に着けて行きましょう。

まずは受け答えに共通する基本マナーを確認しましょう

電話を掛けるまたは受ける際におさえておきたい基本のマナーを確認しておきましょう。

 この3点は掛ける場合も受ける場合も必須のマナーとなります。

丁寧にはきはきと話すことは基本中の基本ですが、難しいと感じている方も多いでしょう。滑舌よく話そうとしたり必要以上に大きな声で話す必要はありませんが、大抵の人は緊張していると早口になりがちですので心もち ゆっくりと話すことを意識 しましょう。

また、相手の声が聞き取りづらい時やきちんと聞き取れなかった時はそのままにしないことも大切です。相手の声が聞き取れなかった場合は『もう一度お願いします』と伝えて聞き取れるまで確認しましょう。相手に迷惑になるからと聞こえたふりをしてしまうのは一番よくありません。
 
 筆記用具を準備してメモを取ることもとても大切です。特に、スマートフォンやiPhoneでのメモが習慣になっている方は筆記用具でいつでもメモが取れるようにしておくことを忘れないようにしましょう。

その端末で電話を受けるわけですから、スムーズにメモを取るのにはペンと紙で行うのが最も適しています。そして、日時や場所、電話番号等の重要な内容は必ずメモに『正確に』残すようにしましょう。メモとペンを用意したことでどこか安心してしまい、電話を切った後で自分のメモを見返すと内容にいまひとつ自信が持てないというケースは少なくありません。
聞き取った内容は きちんと書き取ることを心掛けましょう。

電話を掛ける際に注意したいこと

電話を掛ける際に注意しておきたいことは次の通りです。
 
・あらかじめ用件を整理して、メモにまとめておく

 電話は「電話料金」と「相手と自分の時間」を使うということを知っておきましょう。お金と時間に対する考え方は社会人になった際にも重要な要素となります。無駄な時間を使うことなく、確実なやりとりが出来るように準備を整えることをぜひ覚えてください。電話を掛ける前に要点や自分が話す順番を書き出しておきましょう。質問がある場合は箇条書きでまとめておくのもポイントです。
 
  ・電話を掛ける時間帯を選ぶ

 一般的な企業の場合、電話を掛けるのに適した時間帯は平日の10～12時および14時～18時が適当とされています。理由は、始業直後や昼休み、終業直前、夜遅い時間は避けた方が良いからです。また、週明けである月曜日の午前中や週末である金曜日の夕方以降も慌ただしい場合が多いので出来れば避けた方が良いでしょう。電話を掛ける相手企業の営業時間や業務内容を確認して、電話を掛ける相手が多忙だと思われる時間帯を避けるようにすることが大切です。
 
  ・周囲が騒がしくないところで掛ける

 自分の周囲がうるさくて相手の声が聞き取れなかったり、逆に相手側にも自分の声が聞き取りにくいということがないように電話を掛ける場所も選びましょう。騒がしい場所ではメモもきちんと取れないケースが多いと考えられます。静かでスペースにも余裕がある場所を確保してから掛けるようにしましょう。また、携帯電話から掛ける場合は、静かであるだけでなく電波状況が安定している場所を選ぶことも大切です。同時にバッテリーの残量も確認しておきましょう。
 
  ・まず自分から名乗り、相手の部署名・名前を伝えてつないでもらう

 企業では電話を受けた際に必ず社名を名乗ってくれます。しかしながらその次に相手から『誰にどのようなご用件ですか？』と聞いてくれることはありません。当然ながらまず自分から名乗り、自分が話したい相手の部署名や名前をはっきりと伝えましょう。事前準備の項目に相手の部署と名前をメモしておけば間違いはありません。名刺を頂いている場合は名刺を手元に用意しておきましょう。いずれの場合も相手の名前を読み間違うことの無い様にきちんと確認しておきましょう。

電話を受ける際に注意したいこと

電話を受ける際に注意しておきたいことは次の通りです。
 
  ・掛かってきた電話には出る

 知らない番号から掛かってきた電話や非通知の電話に出ることには抵抗感があるでしょう。知らない相手からの電話には出ないという考え方は、普段でしたら自分を守るための危機管理意識として大切なことです。ただし、就職活動中、特に選考が進んでいる企業やES送付等自分からアクションを起こした企業がある場合は知らない番号や非通知番号であっても掛かってきた電話には出るようにしましょう。応募した企業の代表番号や採用部門の番号を登録してあったとしても、企業によっては回線の都合上違う番号や非通知で表示されてしまうケースも少なくありませんまた、採用担当者が携帯電話から連絡してくることもあります。掛かってくる電話はチャンスと考えてためらわずに出るようにしましょう。なお、できるだけ早く電話に出ることも重要です。基本は3コール以内がマナーです。3コール以上になってしまった場合は「お待たせしました」と一言添えると好印象です。
 
  ・まず自分が名乗る

 電話がつながったらまず自分から名乗りましょう。普段友人同士で電話をする際には相手が名乗ってくれることが多いかもしれませんが、就職活動においては自分から名乗ることがマナーです。普段よりも少し明るめではっきりした声を意識して名乗りましょう。
 
  ・掛けたほうが切るまで切らない

電話はかけたほうが先に切るのが原則です。学生の間はあまり意識していなかったかもしれませんが、社会人としての基本マナーのひとつでもあります。用件が終わって挨拶まで済ませたら気持ち的にはほっとしてしまうのが正直なところかと思いますが、そこで無意識に電話を切ってしまうことの無いように、相手が通話を終えるまできちんと待って確認してから通話を切るようにしましょう。また、要注意なのが自分が切ったと思っていてもつながっている場合です。掛けた方が切るまで切らない、は相手も十分に承知しているマナーです。自分が掛けた際に当てはめて考えれば、相手企業の担当者は通話が切れるまでずっと聞いていることになります。切ったつもりで隣の友人と不用意な会話をしてしまったり、ということにならないように心掛けましょう。

電話を通して相手が見えるもの

電話は声だけのコミュニケーションと捉えがちですが、声を通して相手の姿が見えるものです。

特に、人事採用担当者は不特定多数の学生や中途採用希望者と常に接しているので経験も積んでいますし、電話一本の中から 相手の気持ちや考えを汲み取ろう と意識しています。

ご紹介した電話に関する基本のマナーに共通することは『相手のことを考えて、お互いに無駄なく有意義なやりとりをする』為のもの、ということです。だからこそ電話に関するマナーは社会人として必要な基本マナーでもあります。掛ける場合でも受ける場合でも、電話応対の際には相手に見えていなくても背筋を伸ばした良い姿勢で、心をこめた言葉で受け答えするようにしましょう。その姿勢は必ず相手に伝わります。ぜひ就職活動を通じて、 電話応対の基本マナーとその意味を覚えてください。