就活/マナー 2019.02.20
企業へのメールの送り方や時間帯は?覚えておくべきマナーを紹介

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    就活中には情報サイトやエントリーする企業とメールのやりとりをすることになりますが、普段友達や家族とするようなメールやLINEの文面では相手に対して失礼です。就活生にとって就活に関するメールは「ビジネス」であり、ビジネスメールを心がける必要があります。本記事では、就活生にとって役立つメールの使い方やビジネスメールなどについて紹介します。

    普段のメールアドレスは使用しない

    携帯キャリア用のアドレスやフリーメールアドレスなど、複数のメールアドレスを使用しているでしょう。しかし、ビジネスメールでは普段使用しているアドレスを使用してはいけません。普段から使用しているメールアドレスで企業とメールのやりとりをすると、メールが埋もれて企業からのメールを見逃してしまう可能性があるからです。就活中には就活専用のメールアドレスを使用するのが良いですが、在学中の学校で使用しているメールアドレスがあると便利です。

    アドレス名に自分の名前があると良い

    近年はウイルスやスパムなど迷惑メールの被害が多く、企業側からすればどこの誰からのメールか分からなくて警戒心を抱きます。名前や学校名のないメールアドレスだと、メールの送り主かどうかを判断することが難しいです。学校で使用しているメールアドレスであれば名前や学校が明記されているアドレスが殆どなので、送り主が分かるだけでなく普段のメールと混在しなくて済みます。

    メールアドレスは就活専用を作っておこう

    ・企業からのメールを見逃さないために、普段使っているメールアドレスは使わない

    ・アドレス名は自分の名前があるシンプルなアドレス名がおすすめ(在学中の学校用のメールアドレスでもOK)

    ・名前が明記されていないアドレス名だと迷惑メールと勘違いされたり、アドレスに違和感を感じさせてしまう可能性がある

    就活メールには署名をつける

    企業とのメールには、毎回最後に署名をつけることが重要です。署名とは、メールの最後に在学中の学校名や自分の名前など送信者の情報を書くことです。普段のメールで署名を使うことがないため、署名を忘れてしまいそうになると思いますが、就活中のメールでは必ず最後に署名をつけることを忘れないようにしましょう。

    署名には具体的に以下のような内容を載せるといいでしょう。

    大学名、学部、学科
    氏名
    郵便番号と住所
    メールアドレス
    携帯と自宅の連絡先

    署名を設定したら一度自分の他のメールアドレスに送信してみて設定できているか確認してみて下さい。「設定したつもりだったけど設定できてなかった」なんてこともあります。署名はいわば名刺のような役割がありますので、内容に間違いがないようにしましょう。

    件名を無題にしない

    就活で企業などに送るメールでは件名に要件を入力しましょう。毎日メールが送られてくる企業にとって、件名が無題のメールが送られてくると一度中身を確認しなければなりません。「誰からのメールなのか?」「要件は何か?」をすぐ把握できるような件名にすると優先度を決めやすく、多忙な企業も助かります。

    すぐ把握できるような件名ってどんな?

    例えば、「会社説明会希望日時について ◯◯大学の山田太郎です」「面接日程変更のお願い ◯◯大学山田太郎」「◯◯についてのお礼 山田太郎」「◯◯についてのお詫び 山田太郎」などが良いです。何についてのメールなのかが分かるように具体的な要件を入力しましょう。「お願い」「お世話になっております」や名前のみだと、どういった要件なのか把握できず良い印象を与えることができないので避けましょう。

    ・「◯◯について 在学中の学校名や自分の名前」

    ・「◯◯についての◯◯ 在学中の学校名や自分の名前」

    このような文章を件名にすれば把握しやすく、良い印象を与えられるので参考にして下さい。

    件名のRe:は消した方が良い?

    企業から送られてくるメールを返信する際、件名に「Re:」の文字がつくはずです。「Re:」を消すべきか迷う就活生が多いと思いますが、返信の際は基本的に「Re:」を付けたままで問題ありません。「Re:」が付いていれば件名に対する返信だということが分かりやすくなります。もし、「Re:」を消す時はメールの内容が変わるときに消すようにしましょう

    企業へメールを送る際の時間帯

    企業へメールを送る時間帯は基本的にいつの時間でも問題ありません。ただし、できるだけ深夜は避けるようにしましょう。深夜にメールを送ると生活習慣が乱れている人と思われてしまう可能性があります。メールを送る時間帯は慎重にならなくても良いですが、心配な場合は以下の時間帯に送ると良いです。

    ・始業時間

    ・お昼休憩後(13時~14時)

    ・夜は21時までに送ると良い

    一般企業は朝出社してから基本的にメールの確認をするところから始まります。クライアントからメールが来てないか確認するので、すぐにでも読んでもらいたい場合は始業時間に送ると良いでしょう。始業時間が分からない時は朝8時からが良いです。

    メールは基本的にその日のうちに返信する

    企業からメールが送られてきても、人によっては返信を後回しにしてしまう時もあるでしょう。しかし、就活に限らずビジネスマナーの基本は、メールを確認したらすぐ返信することです。最近はチャットツールなどで気付いてもすぐに返信しない若者が増えていますが、そのような行動は就活においてマイナスでしかありません。

    その日のうちに返信する理由

    ・面接や説明会の日程調整をスムーズに進めるため

    ・返信が遅いと企業側や他の希望者に迷惑がかかるため

    企業側は日程調整などを進めなければならないため、早く返信してくれれば日程を調整しやすいです。企業からメールが送られてきたら24時間以内、もしくはその日のうちに返信するようにしましょう。企業によってはメールの返信を待つ期間は異なり、一日以内のところもあれば3~4日待ってくれる企業もあります。例え3~4日待ってくれるからといって、返信を後回しにせず早めに返信しましょう。

    ビジネスメールの基本を覚えよう

    企業とのメールはビジネス形式でメールをします。ビジネスメールは社会人になったら当然のマナーなので、就活生のうちからマナーを身に付けておきましょう。ビジネスメールは宛先・挨拶・自己紹介・内容・署名が基本です。ビジネスメールでは気を付けるべき点が3つあります。

    1.宛名の企業名は正式名称にすること

    例えば、「(株)◯◯」を「株式会社◯◯」にします。送信先の会社名や部署名しか分からない場合は「御中」、相手の名前がはっきりしている時は「様」と使い分けましょう。

     

    2.自己紹介は必ず入れること

    最後に署名を入れますが、自己紹介と署名は別に必要です。自己紹介については簡潔に学校名と氏名ぐらいで問題ありません。

     

    3.内容は簡潔に述べること

    要件を簡潔に述べ、内容が理解できるものにしましょう。内容がだらだらと長いメールは読みにくいので、相手にとって読みやすいメールにすることも大切です。全体が読みやすいメールにするには、適宜改行したり一文を短くしたりするのが良いです。

    企業名でよくあるのが「(株)◯◯」ですが、ビジネスメールでは「株式会社◯◯」にし、省略した形にしてはいけません。内容を簡単に述べた後は、志望する企業への思いを入れてみるのも良いでしょう。ただし、企業に熱い思いを抱いていても長々とした文章は控えることを忘れないように注意して下さい。

    正しい言葉を使用する

    ビジネスメールでありがちなのが、普段友達との会話で使っている言葉を入れてしまったり、敬語を意識しすぎて間違った言葉の使い方をしてしまっている人がいます。間違った言葉を使用するのは相手に対して失礼かつ、好印象を残せません。

    ・堅苦しくなり過ぎないようにしよう

    ・メールでの誤字や脱字は厳禁

    これらを気を付けるには、メールを送信する前に必ず文面を見直すようにしましょう。

    普段使わないからこそ気を付ける

    時代の流れで若者がメールを使う機会は少なくなりました。しかし、社会的にメールは今でも必須のビジネスツールです。社会人になってからビジネスマナーなどの研修をする機会はありますが、基本的なビジネスマナーは就活中に身につけておく必要があります。普段するようなメールの感覚ではなく、社会人として恥ずかしくないビジネスメールを就活中に覚えましょう。

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