就職活動でのメール

就職活動中であれば、エントリー先の企業にメールを送る機会もあるでしょう。

企業説明会への参加希望や質問、面接のお礼など、人によって送るタイミングは様々ですが、実はこのメールの送り方も採用担当者に見られています。

 

社会人として正しい対応ができているかどうかが試され、内容によっては、ライバルたちに差をつけられるほどの好印象を与えることができますが、逆に悪印象を与えるリスクもあります。

 

メールを送る目的

では、どのようにメールを送るのが正解なのでしょうか？今回は、就職活動中に企業に送るメールについてを徹底解説していきます。

 

メールの必要性や、実際にどのような点に注意して送らなければならないのかなど、しっかり理解した上でメール文章を作成しましょう。

まずは、メールを送る目的についてです。どんな場面で送ることがあるのかを解説していきます。

 

お礼

恐らく、就活生であればほとんどの人が行うであろうと考えられるのがお礼メールです。

資料請求に対するお礼や、会社説明会のお礼、面接のお礼など、就活中に企業にお礼を伝える機会は何度かあります。

 

何度もお礼を言うのは逆に不自然では？と思う人もいるかもしれませんが、何かをしてもらったらお礼を言うというのは、社会人としてではなく、人間として大切なことです。

この基礎ができているかどうかをチェックされるため、お礼メールは必須だと思った方が良いでしょう。

応募や参加

次に、求人に応募する際や、会社説明会への参加希望などを伝えるメールです。

求人サイトなどを利用して就活を進める場合「応募の際はメールでお知らせください」と書かれている場合があります。

 

求人に応募したい旨を伝えた上で、その後の選考案内をしてもらったり、会社説明会へ案内してもらえたりするのです。

この段階で選考がスタートしていると考えても良いかもしれませんね。

 

質問や変更事項

最後に、質問や変更事項を伝えるメールです。求人情報からでは分からない内容や、応募の際に必要な資料についてなど、企業に直接聞かなければならない場合も出てくるでしょう。

 

また、事情があって面接の日程を変更したい場合などにメールを使うこともあります。

特に何の問題もなく選考が進めば、こういった場面に出くわすこともないかもしれません。

 

しかし、たくさんの企業にエントリーしている場合、予定がブッキングしたなどのトラブルで、変更依頼をすることも考えられます。

 

 

メールの基本ルール

この他にも、メールを送らなければならない場面がたくさんありますが、一般的に多いのは上記の3パターンです。

就活中である以上、どれも自分に関係することだと思っておくことが大切です。

 

では、今度はメールの基本ルールを押さえておきましょう。

企業にメールを送らなければと思うあまり、その内容ばかりに重点を置いてしまう人が多いのですが、大切なのは文章だけではありません。

メールを送る際のマナーも重要となるので、相手に失礼がないようしっかり覚えておきましょう。

 

タイミング

まず、メールのタイミングです。

大前提として、急用の場合はメールを使用しません。

質問や変更事項を伝える際にメールを使うと前述しましたが、これはあくまで日数がある場合です。

 

企業は、就活生の選考だけを仕事にしているわけではありません。

通常業務でなかなか時間を作ることができないことも考えられるため、メールのチェックや返信が遅れる可能性も十分あります。

返事を急ぐような内容であれば、メールではなく必ず電話にしましょう。

また、企業から送られてきたメールに関しては、原則24時間以内に返信するのがマナーです。

就活生も忙しいかもしれませんが、マナーとしてできるだけ早く返信することが大切だと覚えておくと、企業に良い印象を与えられる可能性があります。

 

返事は必ず

次に、受領に対する返事を必ず送るということです。

友達とのメールであれば、返事をする必要がないものは読んで済ませる人もいるでしょう。

返事がなければ、「分かった」ということだろうと理解する人もいます。

 

しかし、このルールは就活では通用しません。

企業から送られてきたメールに対し「確認しました」という旨を必ず伝えなければならないのです。

 

ラインと違い、メールは相手が開封しているかどうかが分かりません。

そのため、大切な内容をやり取りするビジネスメールでは、相手が見たかどうかの連絡がないと困るのです。

 

返信が必要ないと感じる内容だとしても、相手からすれば「きちんと伝わっているだろうか」という不安があるため、必ず「受領しました」と伝えましょう。

 

件名や誤字脱字

最後に、件名や誤字脱字のチェックをしっかり行うことです。

ビジネスメールだけでなく、誰に対しても行うべきマナーですが、就活生にとっては将来がかかっているので、より入念にチェックすべきポイントとなるでしょう。

それぞれ気をつけなければならない点が異なるため、まずは件名のマナーから詳しく解説していきます。

 

件名

日常的に友達とやり取りするメールであれば、わざわざ件名を入れず「無題」のままで送信する人も多いでしょう。

また、返信メールに対しても「Re:」のまま送る人もいます。

しかし、これを企業相手に行ってしまうと、印象が悪いだけでなく、たくさんのメールの中に埋もれて見てもらえない可能性があります。

 

様々な企業と取引があるところは、毎日のように何十～何百通のメールが届きます。

それらをすべてチェックするだけで時間がかかるため、返信を急ぐ内容から優先的に処理していく傾向があります。

だからこそ、優先順位を上げるために件名の入力が重要となってくるのです。

 

件名からだけで内容が伝わらないものは、確実に後回しにされてしまいます。

就活生からすれば「なかなか返事がもらえない」とやきもきする日々を送ることとなるでしょう。

それを避けるために、本文以上に件名を真剣に考えることが大切です。

 

件名には、簡潔化させた本文の内容を書きましょう。

「〇月〇日の面接日程変更依頼について」や「〇月〇日の会社説明会への参加キャンセル希望について」など、日付と内容が書かれていることで、緊急性を感じますよね。

企業側も「早く内容を確認して日程調整をしなければ」と考えるため、必然的に優先順位が高くなります。

このように、件名はそれだけで内容が分かるくらい明確な書き方をすることが大切なのです。

 

誤字脱字

次に、誤字脱字のチェックについてです。

企業にメールを送る際、いきなり本文から始まるのは失礼です。

必ず、企業名や担当者名、挨拶を述べた上で本文に入っていく必要があります。

 

そのため、文章におかしいところがないかというチェックだけでなく、企業名や担当者名に間違いがないかも入念にチェックしておかなければなりません。

 

目視で何度もチェックする方法が一般的ですが、どうしても人間の目で見る確認は見落としのリスクがあります。

文章であれば、校閲ツールで文章のチェックが可能です。

 

入力ミスなどのケアができるだけでなく、文法的におかしな言い回しがないかも確認できるため、目視だけでは不安だという人は、念のため校閲ツールでも確認しておくと安心でしょう。

 

最後に

就活中は、少しでも良い印象を与えるため、ビジネスマナーを意識した振る舞いが必要となります。

メールもその一環なので、手を抜かずしっかり対応していくことが大切です。

 

一通のメールが悪印象を与えてしまい、その後の選考を大きく左右することもあり得ない話ではありません。

今までの努力を水の泡にしないよう、十分に注意して対処しましょう。