COLUMN 2019.02.22
【封筒】就活中に気をつけたいマナー

履歴書などを企業に郵送する際は封筒が必要になります。この封筒の扱い方を間違えてしまうと、企業からマイナスイメージを持たれることもあるので注意しなければなりません
ここでは、就活中に気をつけるべき封筒のマナーについて紹介します。封筒を利用する際の細かいマナーを身につけておけば、今後のビジネスシーンにも役立てることができるでしょう。

 

封筒を選ぶときのポイント

封筒はどれを選んでも同じというわけではありません。特にビジネスの場では、封筒の選び方に十分注意する必要があります。
まず、履歴書など書類を入れる封筒は白色を選びましょう。茶封筒や白以外の色の封筒はNGとなります。
就活で白色の封筒を使うことは、他の郵便物と間違えられないようにする効果があります。茶封筒では、それが重要な書類であるかどうかが一目でわからず、他の郵便物と紛れてしまう可能性があるので注意しなければなりません。
封筒一つで自分の将来を台無しにすることがないよう、就活中は白色の封筒を使うようにしましょう。

また、封筒のサイズはA4を使うのが無難です。折り目のついた履歴書は良い印象を持たれない可能性があるため、ビジネスシーンでは書類を折らずに入れられるサイズの封筒を使うのがベストです。
自宅にA4サイズの封筒がないからといって、安易に別のサイズの封筒を使うのは避けなければなりません。ただし、就活中は企業から封筒サイズを指定される場合もあるので、その場合は指定された封筒を使うようにしましょう。

さらに、封筒の中に入れる書類には、個人に関わる大切な情報が記載されているので、透けないような厚手の封筒を使う必要があります。他にも、郵送中に雨に濡れることがないように、クリアファイルに書類を入れてから発送することも大切です。
クリアファイルは色付きや柄付きのものではなく、透明なものを使用しましょう。

郵送する際は切手の選び方にも注意する必要があります。切手の料金を間違えてしまうと、期日までに封筒が郵送されずに、面接を受けられなくなってしまう可能性もあるので注意しなければなりません。
50g以内の重さであれば120円分の切手で郵送することができますが、無事に届くか心配な場合は、直接郵便局に出向いて切手の料金を計算してもらい、発送の手続きを行う

 

封筒の正しい書き方

封筒の選び方だけでなく、必要事項の記入方法にも細かなマナーがあるので注意が必要です。
まず、記入する際は黒のボールペンで書くのが無難です。ペンの太さは、0.5~0.7mmの太すぎたり細すぎたりしないものが適しています。万年筆やサインペンだと雨に濡れて滲む可能性があるので、ボールペンで記入するのがベストです。
また、封筒の表面に書く企業の住所や宛名は、すべて縦書きにします。横書きでもマナー違反にはなりませんが、縦書きのほうがより丁寧な印象を与えることができます。なお、縦書きにする際は、漢数字を記入しましょう。

さらに、会社名を略して書くことは失礼にあたるので、きちんと株式会社、有限会社などの正式名称を記入する必要があります。住所なども略さずに「丁目」「番地」「号」までしっかり記入しましょう。
「御中」と「様」の使い分けにも注意が必要です。宛先が個人の場合は「」を、企業や部署宛てに送る場合は「御中」と記載します。
「御中」と「様」を併用することはありません。担当者名の名前がわからない場合は、「ご担当者様」と記載すれば大丈夫です。宛名は封筒の中心に書きましょう。

加えて、郵送する場合は、封筒の表面の左下に「履歴書在中」もしくは「応募書類在中」と記載します。これには、担当者に大事な書類が入っていることを知らせる目的があります。
担当者はたくさんの封筒を仕分けているので、間違って別の書類に仕分けられないように、赤いペンで記載することが大事です。この際、必ずしも文字を囲む必要はありませんが、囲む場合は定規を使って丁寧に書いた方が印象が良くなります。

また、封筒の裏面には差出人名を記載します。企業の住所を書くときと同様に、自分の住所を書く際もビル名や番地などを略さずに記載しましょう。
郵便番号も忘れずにきちんと記載する必要がありますが、郵便番号は横書きでかまいません。
住所を書いたら自分の名前と大学名・学部・学科を記載します。差出人名を記載するときは、住所よりも氏名のほうが大きくなるようにしましょう。差出人名を記載する場所は、封筒の中央となります。
差出人名を記入したら、最後に裏面の左端に履歴書を提出する日付を書き入れます。日付も漢数字で記載しましょう。

そして、封筒に必要事項を記入する際に注意すべき点は、スペースの配分です。記入する場所が足りなくなって寸詰まりになると見た目が悪いので、最初にきちんとスペース配分をしてから記入するようにしましょう。
心配な方は、事前に鉛筆などで薄く下書きをしておくといいでしょう。
必要事項をすべて記入し終えたら、のりでしっかり封をします。ただ、封をする際に水のりを使ってしまうと、封筒がふやけて見た目が悪くなることもあるので、スティックのりや両面テープを使って封筒を閉じるのがベストです。

 

郵送物を送る際の注意点

封筒に必要事項を書くときに一番注意すべきは誤字脱字です。住所や担当者の名前を間違えて記載することは大変失礼です。
なおかつ、宛名を間違えて記入すると、返送されることもあるので注意しなければなりません。封筒を郵送する前に、誤字脱字がないか何度も確認しておきましょう。
誤字脱字があった際に、修正ペンや修正テープなどを使うのはNGです。これらを使ってしまうと、相手に悪い印象を与える可能性があるので要注意です。
住所や名前を間違えて書いてしまった場合は、新しい封筒に書き直しましょう。

さらに、トラブルを未然に防ぐためにも、郵送する際は簡易書類を使うのが無難です。普通郵便では相手に届いたか確認できないため、あとでトラブルにつながる可能性があります。
書類紛失などのトラブルを防ぐためにも、大事な書類を送るときは、相手が受け取ったことを確実に確認できる簡易書留を利用しましょう。ただし、企業側が送付方法を指定してくる場合もあるので、その場合は企業の指示に従うようにしましょう。

また、就活中に郵送物を送る際は、締め切りを厳守することが大切です。郵便物は天候や交通事情などによって相手に届くまでに時間がかかる場合もあるので、締切日ギリギリに発送してしまうと間に合わない可能性もあります。
送付期限に遅れないようにするためにも、遅くても締め切り期限の2〜3日前までに発送手続きを済ませておきましょう。

 

封筒で積極的にアピールしよう

企業に好印象を与えたいのであれば、郵便物は締切日よりもかなり前に発送するようにしましょう。どの企業も締切日間近になると、多くの就活生から書類が送られてくるため、中身を十分に確認できない場合があります。
そのため、早めに発送して積極的にアピールすることが大事です。
また、いくら履歴書の内容がよくても、封筒の扱い方が雑だと相手に悪い印象を与えてしまうので注意しなければなりません。大事な就活中にミスすることがないように、封筒に関する細かなマナーを事前に確認して、きちんと守るようにしましょう。

 

封筒のマナーを守って就活を有利に進めよう

封筒は就活において自分の第一印象を決める重要なものです。履歴書の内容が完璧でも、封筒のマナーが守れていないとイメージダウンにつながってしまうので注意が必要です。
企業に採用されたいと考えているのであれば、封筒のマナーや見た目に徹底的にこだわってみましょう。また、締切日ギリギリになって慌てることがないように、早めに準備を始めることが大切です。

 

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