COLUMN 2019.02.20
【ビジネスメール】就活生で覚えておくべきマナー

就活中には情報サイトやエントリーする企業とメールのやりとりをすることになりますが、普段友達や家族とするようなメールやLINEの文面では相手に対して失礼です。
就活生にとって就活に関するメールはビジネスであり、ビジネスメールを心がける必要があります。ここでは、就活生にとって役立つメールの使い方やビジネスメールなどについて紹介します。

 

就活中は普段のメールアドレスを使用しない

メールアドレスは人によって数は異なりますが、携帯キャリアのアドレスやフリーのメールアドレスなど普段いくつかのメールアドレスを使用しているはずです。就活中にはこれらの普段使用しているアドレスを使用してはいけません
普段から使用しているメールアドレスで企業や就活情報サイトなどとメールのやりとりをすれば、メールが埋もれてしまう可能性があります。就活中には就活専用のメールアドレスを用意することがおすすめですが、中でも学校で使用しているメールアドレスを使用すると便利です。

近年、ウイルスメールやスパムメールのような迷惑メールによる被害は多く、企業もどこの誰からのメールなのか分からないメールには警戒心を抱きます。個人で普段から使用している名前や学校名のないメールアドレスでは、アドレスだけでメールの送り主を判断することはできませんよね?
しかし、大学などで使用しているメールアドレスであれば名前や学校が明記されているアドレスがほとんどで、送り主が分かるだけでなく普段のメールと混在しなくて済みます。

 

就活中のメールには署名をつける

就活生に使用するメールアドレスには署名をつけるようにしましょう。署名とはメールの最後に大学名や名前など、送信者の情報を載せておくことです。
普段のメールで署名を使うことがないため、メールを送るたびに入力している方がいるかもしれません。基本的に署名はメールの設定機能を使用することでわざわざ入力する必要がなくなります。

署名には具体的に以下のような内容を載せるといいでしょう。

大学名、学部、学科
氏名
郵便番号と住所
メールアドレス
携帯と自宅の連絡先

署名を設定したら一度自分の他のメールアドレスに送信してみて設定できているか確認してみて下さい。「設定したつもりだったけど設定できてなかった」なんてこともあります。
署名はいわば名刺のような役割をもちますので、内容に間違いがないようにしましょう。

 

件名を無題にしない

就活の際に企業などに送るメールでは件名に要件を入れるようにしましょう。
企業には毎日多くのメールが送られてきますが、最初に見るのは件名です。企業から送られてくるメールに件名がないなどということはないでしょう。
何も件名がないメールが送られてくれば一度中身を確認しなければいけません。件名を見ただけで要件が分かれば優先度を決めやすく、企業も助かります。

また、企業から送られてくるメールを返信する際、件名に「Re:」の文字がつくはずです。就活生の中には「Re:」の文字を消すべきかそのままにすべきか悩む方も少なくないでしょう。
返信の際は基本的に「Re:」を付けたままで問題ありません。「Re:」が付いていれば件名に対する返信だということが分かりやすくなります。もし、「Re:」を消す時はメールの内容が変わるときに消すようにしましょう

 

企業へメールを送る際の時間帯

企業へメールを送る時間帯は基本的にいつの時間でも問題ありません。ただし、できるだけ夜中は避けるようにしましょう
メールを送る時間帯によって相手先に迷惑がかかるということはほとんどありませんが、夜中にメールを送ると生活習慣に良い印象はもたれません。

企業は基本的に以下の時間帯にメールの確認をしています。

・始業時間
・お昼休憩後13時~14時

一般企業は朝出社してから基本的にメールの確認をするところから始まります。クライアントからメールが来てないか確認するので、すぐにでも読んでもらいたい場合は始業時間に送るといいでしょう。
また、お昼休憩後にもメールを確認することが一般的ですが、基本的にメールは定期的に確認するようにしていますのでいつの時間に送信しても問題ありません。

 

メールは基本的にその日のうちに返信する

筆記試験や面接の日程調整のために企業からメールが送られてきますが、必ずしもすぐに返信できるとは限りません。また、人によっては返信を後回しにしてしまう方も中にはいるでしょう。
企業から送られてきたメールにすぐに返信することはいいことです。最近はチャットツールなどで気づいてもすぐに返信しない若者が増えていますが、そのような行動は就活においてマイナスでしかありません。
就活に限らずビジネスマナーの基本は、メールを確認したらすぐ返信することです。

企業も日程調整などを進めなければいけず、返信が来るのを待っています。企業からメールが送られてきたら24時間以内、もしくはその日のうちに返信するようにしましょう。
企業ごとにメールの返信を待つ期間は異なり、一日以内のところもあれば3,4日待つ企業もあります。返信を後回しにして忘れていても企業は助けてくれません。

企業によっては熱意がないとみなされ、採用が見送られることもあります。また、就活生の中には日程が被る可能性があり、日程を調整しなければいけない方が中にはいるかもしれません。
そのような方はメールに返信しないのではなく、「いつまでに返信するのか」や「いつまで待っていただけるのか」確認するようにしましょう。

 

ビジネスメールを心がける

企業とのメールはビジネス形式でメールをします。ビジネスメールは社会人になったら当然のマナーですので、就活生のうちからできるようにならなければいけません。
ビジネスメールの基本は宛先・挨拶・自己紹介・内容・署名が基本です。ビジネスメールでは気を付けるべき箇所がいくつかあります。

最初の宛名に関して企業名は正式名称で入力しましょう。よくあるのが(株)〇〇という例です。
この場合は株式会社〇〇とし、例のように省略した形にしてはいけません。また、送信相手が会社名や部署名しか分からない場合は「御中」、相手の名前がはっきりしている時は「様」と使い分ける必要があります。

次に、自己紹介については必ず入れるようにします。最後に署名を入れていますが、あくまでも署名とは別に必要です。
自己紹介については簡潔に学校名と氏名ぐらいで問題ありません。そして、内容ですが、内容がだらだらと長いメールは読みにくいです。

要点を簡潔に述べ、内容が理解できるものにしましょう。また、全体を通してメールの文面は相手にとって読みやすいメールでなければいけません。
例えば、一度も改行してない分は非常に見にくくなるため、適宜改行するなどして相手が読みやすいメールにしましょう。

 

正しい言葉を使用する

メールでありがちなのが普段チャットなどで使用している言葉をそのまま使用してしまうことです。また、気を付けようとするあまり、正しそうに見えて正しくない敬語の使い方をしている方が中にはいるかもしれません。

間違った言葉を使用するのは相手に対して失礼かつ、良い印象はもたれません。日本人でも正しい言葉を使用するのは意外と難しいことですが、堅苦しくなりすぎないようにしましょう。
さらに、メールでの誤字・脱字は厳禁です。メールを送信する際は必ず送る前に文面を見直すようにしましょう。

 

普段使わないからこそ気を付ける

時代の流れで若者がメールを使う機会は少なくなりました。しかし、社会的にメールは今でも必須のビジネスツールです。
社会人になってからビジネスマナーなどの研修をする機会はありますが、基本的なビジネスマナーは就活中に身につけておく必要があります。普段するようなメールの感覚ではなく、社会人として恥ずかしくないビジネスメールを就活中に覚えましょう。

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